MUDA JUARA

Buku Panduan Finance

Alur baru 2026

Panduan pencatatan uang masuk, uang keluar, kode unik kegiatan, QRIS, dan pelaporan.

Yang berubah di alur terbaru

  • Kode unik uang masuk dibentuk dari Kementerian + Kode Pemasukan. Setiap Kode Pemasukan terhubung ke satu Kegiatan.
  • Jenis Dana sudah digantikan Kode Pemasukan. Satu Kegiatan boleh memiliki beberapa kode, misalnya Pendaftaran dan Sponsor.
  • Kategori Pengeluaran sudah dihapus. Uang keluar cukup diarahkan ke Kementerian dan Kegiatan yang menggunakan dana tersebut.

Cara Mencatat Keluar–Masuk Uang

Uang Masuk

Contoh: transfer anggota, infaq, iuran, pembayaran kegiatan, dan transaksi QRIS.

  1. Pastikan transaksi terbaca sebagai masuk atau kredit.
  2. Isi Kementerian sebagai pemilik dana dan Kegiatan sebagai tujuan dana.
  3. Pilih Kode Pemasukan. Pilihan ini otomatis menentukan Kementerian dan Kegiatan.
  4. Jika nominal memakai kode unik yang terdaftar, Kementerian dan Kegiatan akan terisi otomatis. Jika tidak dikenali, transaksi masuk ke cek_manual.

Uang Keluar

Contoh: pembayaran vendor, konsumsi, transportasi, biaya admin, refund, dan operasional kegiatan.

  1. Pastikan transaksi terbaca sebagai keluar atau debit.
  2. Pilih Kementerian yang menggunakan dana dan Kegiatan yang dibiayai.
  3. Uang keluar tidak memakai Kode Pemasukan dan tidak lagi memakai Kategori Pengeluaran.
  4. Kode unik nominal hanya dipakai untuk uang masuk. Karena itu, uang keluar dari mutasi bank umumnya perlu diklasifikasikan saat preview upload atau melalui menu Koreksi.
DataUang MasukUang KeluarFungsi
KementerianPemilik atau pengguna dana
KegiatanTujuan pemasukan atau sumber penggunaan dana
Kode Pemasukan—Menentukan jenis pemasukan sekaligus Kegiatan
Kode unik nominal—Auto-klasifikasi Kementerian + Kegiatan + Pemasukan

Kode Unik Uang Masuk

Sistem membaca 3 digit terakhir nominal. Digit pertama menunjukkan Kementerian, sedangkan dua digit berikutnya menunjukkan Kode Pemasukan yang terhubung ke Kegiatan.

Kementerian SDM
01 → 1
Kode Pemasukan Pendaftaran
21
Akhiran nominal
121
Contoh: pembayaran pokok Rp65.000 untuk Kementerian 01 dan kode Pendaftaran 21 ditransfer menjadi Rp65.121. Sistem membaca akhiran 121, lalu mengisi Kementerian, Kegiatan, dan jenis pemasukan Pendaftaran secara otomatis.

Setiap pemasukan yang ingin dikenali otomatis wajib dibuat di Master Data → Kode Pemasukan. Kode boleh sama di kementerian berbeda, tetapi tidak boleh ganda di kementerian yang sama. Khusus Kementerian Sosial 04, kode pemasukan yang belum dikenali akan diarahkan ke kegiatan rutin Infaq bila tersedia.

Alur Kerja Harian

A. Upload mutasi BCA

  1. Buka Upload Mutasi, pilih bank dan format PDF, gambar, atau CSV.
  2. Periksa preview: tanggal, keterangan, debit/kredit, sumber, dan penanda duplikat.
  3. Untuk uang masuk, cek hasil auto-klasifikasi kode unik. Untuk uang keluar, pilih Kementerian dan Kegiatan secara manual. Gunakan aksi massal bila beberapa baris memiliki klasifikasi yang sama.
  4. Simpan hanya setelah preview benar. Baris yang belum jelas dapat dibiarkan cek_manual.

B. Upload dan rekonsiliasi QRIS

  1. Export transaksi dari DSP QRIS, lalu upload melalui tab QRIS di menu Upload Mutasi.
  2. Sistem membaca kode unik pada nominal untuk menentukan Kementerian dan Kegiatan.
  3. Upload mutasi BCA yang memuat pencairan TRF BATCH MYBB.
  4. Buka Rekonsiliasi QRIS dan klik Jalankan Rekonsiliasi. Sistem mencari pencairan pada hari yang sama sampai maksimal 4 hari setelah tanggal QRIS.
  5. QRIS yang cocok menjadi matched. Nilai QRIS pada laporan dihitung netto setelah MDR 0,7%.

C. Rapikan transaksi yang belum lengkap

  1. Buka Koreksi untuk melihat transaksi berstatus cek_manual.
  2. Gunakan filter Pemasukan/Pengeluaran, lalu isi Kementerian dan Kegiatan yang benar.
  3. Untuk uang masuk, pilih Kode Pemasukan; Kementerian dan Kegiatan akan mengikuti otomatis.
  4. Pilih beberapa baris untuk menerapkan klasifikasi yang sama, lalu klik Simpan Semua.
  5. Gunakan menu Transaksi jika perlu mengubah tipe, nominal, status, atau data yang sudah tersimpan.

Arti Status Data

Status Mutasi Bank

  • Cek Manual: belum selesai diklasifikasikan dan tidak masuk perhitungan laporan.
  • Valid: data siap dihitung oleh dashboard dan laporan.
  • Koreksi: data sudah dirapikan manual dan tetap ikut dihitung.
  • Lainnya: data tetap ikut dihitung tanpa klasifikasi utama.
Status yang masuk perhitungan: validkoreksilainnya.

Status QRIS

  • Cek Manual: kode unik belum dikenali dan klasifikasi perlu diperbaiki.
  • Pending: sudah menunggu pencairan atau pencocokan dengan mutasi BCA.
  • Verified: klasifikasi sudah dilengkapi manual sebelum pencairan berhasil dicocokkan.
  • Matched: transaksi QRIS sudah terhubung dengan pencairan BCA.

Persiapan Master Data & Pemeriksaan Akhir

Sebelum mulai mencatat

  1. Pastikan setiap Kementerian memiliki kode.
  2. Tambahkan Kegiatan dan pilih Kementerian pemiliknya.
  3. Buka tab Kode Pemasukan, lalu tambahkan satu atau beberapa kode 2 digit untuk Kegiatan tersebut.
  4. Isi Rekening dan saldo awal sesuai titik mulai pembukuan aplikasi.

Sebelum menutup periode

  1. Pastikan jumlah cek_manual sudah nol atau sudah dipahami penyebabnya.
  2. Jalankan Rekonsiliasi QRIS dan periksa sisa data pending.
  3. Cocokkan saldo BCA di Dashboard dengan rekening aktual melalui Verifikasi Saldo.
  4. Gunakan halaman Laporan & Report (tab Report Event untuk analisis per Kementerian/Kegiatan, tab Cash Flow untuk ringkasan uang masuk–keluar per periode, tab Laporan Mingguan untuk rekap sebelum meeting).

Rumus ringkasnya: Saldo berjalan = saldo awal + uang masuk − uang keluar. QRIS ditampilkan netto setelah MDR 0,7%, sedangkan transaksi cek_manual belum ikut laporan sampai dirapikan.